Как организовать большое мероприятие? Пошаговая инструкция

Вы когда-нибудь думали провести своё мероприятие? Например, конференцию, которая привлечёт массу выгодных партнёров и инвесторов к вашему бизнесу? Или выставку, которая притянет к вам горячих потенциальных клиентов? Тогда обязательно сначала прочитайте эту инструкцию, чтобы сделать это правильно.

Сегодня мы с вами коснёмся не всех пунктов (их более 100). Но обещаю, что рассмотрим самые основные и те, в которых чаще всего допускают ошибки.

Как организовать публичное мероприятие


Шаг 1. Определите цель мероприятия

Первое, что важно сделать в любом деле, особенно касающемся бизнеса: понять, кому посвящено мероприятие и с какой целью? Может, вы хотите привлечь партнёров. Может, вы хотите анонсировать новый тренинг. Может, вы хотите провести мастер-класс, на котором будете продавать свои продукты. А может вы планируете собрать в одном месте большое количество представителей определённой социальной группы и сделать с ними… что?

Подумайте над этим – кто вам нужен и зачем. Почему они должны бросить все свои дела и забронировать место у вас? И уже отсюда вы поймёте, про что должна быть конференция \ мастер-класс \ семинар и каким образом должна быть подана.


Шаг 2. Выберите место

Прежде чем выбрать место, важно: а) рассчитать примерное количество людей, которое посетит ваше мероприятие, б) урезать получившееся число на 30%.

Зачем это надо?

Во-первых, некоторые люди не смогут прийти (даже если заплатили за билет). Во-вторых, лучше небольшой, но забитый под завязку зал, чем огромная аудитория, но наполовину пустая.


Шаг 3. Сделайте качественные листовки-приглашения\флаеры

Чтобы правильно сделать флаер, есть несколько простых правил:

  1. большая листовка (примерно А5),
  2. крупный и хорошо читаемый шрифт (желательно простые шрифты, которые мы читаем каждый день, например, Arial).

Текста должно быть минимум, ярких и стильных картинок — максимум. Задача листовки: вызвать вопросы и желание узнать больше. Она ни в коем случае не должна рассказывать все подробности.

*Важно: обязательно проверьте, чтобы в листовке были указаны точный адрес, телефон, дата и время события.

Имея пачку таких флаеров, вы сможете расклеивать и раздавать их везде, где вам захочется (кроме мест, которые защищены законом от нелегальной расклейки). На публичных выступлениях, у партнёров на мероприятиях, на пикетах, выставках, на прилавках магазинов — в общем везде, где может быть ваша целевая аудитория.


Шаг 4. Пригласите и утвердите список выступающих

После того, как вы определились с датой, пора приглашать выступающих. Если спикеры едут к вам из другого города, то необходимо договариваться минимум за 4 недели до мероприятия.

Пропустите этот шаг, если выступаете один.

Шаг 5. Кричите о своём мероприятии везде, агитируя кричать об этом и других

Сегодня мы не будем говорить о рекламе. Но важно упомянуть, что ваша задача — привлечь максимум внимания к мероприятию. Для этого обязательно должна действовать как ваша рекламная кампания, так и пиар от: выступающих, партнёров, участников.

Выступающие снимают видео-приглашения, рассылают письма подписчикам и рассказывают о мероприятии в социальных сетях. Партнёры — то же самое, плюс свои медиа-каналы. Участники делятся эмоциями и рассказывают о мероприятии, например, за подарок (простенький, но главное – легкодоступный).


Шаг 7. При возможности используйте массовые медиа

Вы можете также осветить ваше мероприятие на радио или ТВ. Для этого достаточно, например, устроить интервью или репортаж с одним из выступающих на вашем мероприятии.


Шаг 8. Подготовьте все материалы для мероприятия

На вашем мероприятии обязательны должны быть баннеры с партнёрами, столик с литературой по теме события (ваши книги, книги партнёров, выступающих) и раздаточные материалы. В раздатках люди смогут конспектировать, но это не главное. Их цель — напомнить о вас после того, как мероприятие закончится.

Когда люди выйдут из зала, как правило, уже через 20 минут они перестроятся на другие дела. Вероятность того, что они сами вспомнят о вас через неделю, ничтожна.

А вот когда они увидят пакет с вашим логотипом, блокнот, календарик или ручку с вашего мероприятия, они уж точно вспомнят о вас. Поэтому отнеситесь к этому ответственно.


Шаг 9. Назначьте модератора

У вас обязательно должен быть человек, который будет следить и корректировать выступления. Спикеры частенько не следят за часами, поэтому необходим модератор, который будет это контролировать и направлять.

Возможно, он будет поднимать какие-то таблички с надписью “5 минут”, или на компьютере будет высвечиваться будильник, который будет сигнализировать об окончании выступления через 10 минут.

Подведём итоги:

Если вы нацелены провести большое мероприятие, как минимум вам не помешало бы посмотреть, как это делают другие. Ходите на конференции и живые тренинги, подсматривайте, как организаторы рекламируют мероприятие, как его проводят, что и как продают.

27 ноября стартует интенсивная онлайн-программа “Инфобизнес в мягких нишах”, на третий день которой мы поговорим про разработку линейки продуктов и грамотную упаковку, а на четвёртый – о том, как и с помощью каких каналов привлекать клиентов в вашу базу.

Бронируйте участие в интенсиве до повышения цен >>

Ваши результаты от прохождения программы:

  • Выбрана тема и ниша. Вопрос “что и кому продавать” больше не стоит.
  • Выбрано эффективное позиционирование. Люди воспринимают вас как эксперта и готовы платить за ваши советы.
  • Проработана линейка продуктов. Вы “ведёте” клиента от скачивания вашего бесплатного продукта до покупки всё более дорогих программ.
  • Настроены каналы рекламы, на ваши вебинары идёт постоянный поток людей.
  • С продажами всё в порядке. Вы продаёте мягко и естественно, не отталкивая аудиторию и не “задалбливая” её бесконечными рекламными письмами и звонками.
  • Проработана стратегия развития на год вперёд.

Регистрируйтесь на интенсив “Инфобизнес в мягких нишах” и начните монетизировать свои знания >>

Рассказать друзьям в Facebook, Twitter, Google+, ВКонтакте